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集中注意力的最好办法是谨慎控制时间。
主席机警地坐下,向着那些注意他的人微笑,并看着那些不注意的人。
不久,注意的人也会去看不注意的人。
不注意的人会从他们的同仁那里感到一股压力。
他们把头抬起来看。
主席立刻对他们微笑,并再向四周扫视一下,接着就开始开会。
这种时间控制需要很高的技巧。
它通常需要5到10秒钟的时间让主席以这种方法来获得大家彻底的注意(虽然对他来说,等待大家全部注意他好像有一生的时间那么长)。
然后是适时致开场白的技巧。
什么是开场白?它应当是种能让参加会议的人员立刻领会本次会议特性的言辞。
主席应迅速地让他们了解会议所设定的方法,并获得他们的同意与认可。
他应当将讨论的提纲置于他面前的备忘卡上,他的语调是要积极而有自信。
使用第八节所讨论过的范例:各位女士、各位先生:早安。
我们今天在这里是要讨论在印尼设置办事处一案。
而在上次会议时,已经取得我们需要有这样一所办事处的共识。
今天是要讨论如何设置。
我建议我们的讨论事项是:(1)办事处应当设在何处(2)办事处是否雇用当地居民,还是遴选驻外人员(3)办事处人员编组(4)作业时间限制&ldo;这样可以吗?各位女士,各位先生‐‐那些提纲是否可让你们把想要提的事情都提了出来?大风,你觉得可不可以?正堂,你呢?&rdo;
(主席在这里的用词方式是很重要的‐‐但在评论他的用词前,先让我们继续听他的开会致词。
)
好的。
我们都同意讨论的顺序,它们是:地址国籍人员编组时间管制&ldo;各位女士,各位先生,我认为还有一些限制事项我们应该先说好。
例如,我们不想在讨论印尼这个题目时去谈论在泰国所发生的事情,或是在孟加拉的问题。
同时这也不是一个谈论出口的适当时机&rdo;。
(获得同意)
&ldo;我想是我们应当在45分钟内就可以完成讨论并做出决定。
你们看这是否合理,各位女士、先生们?&rdo;
(获得同意)
&ldo;很好。